Zwei kommunale Eigenbetriebe der Stadt Konstanz – die Technischen Betriebe Konstanz (TBK) und die Entsorgungsbetriebe Konstanz (EBK) – haben bei einer gemeinsamen EU-weiten Neuausschreibung eines Rahmenvertrages für Mietdienstkleidung mit Waschdienstleistung Nachhaltigkeitskriterien gefordert. Sie wurden dabei vom Verein FEMNET e. V. unterstützt.

Es wurden ca. 1.000 Kleidungsstücke (Warnschutzkleidung, Arbeitskleidung in verschiedenen Farben, Multinormkleidung, Laborkleidung) für ca. 180 Mitarbeitende, 20 Schmutzfangmatten, 1.000 Putztücher für die Kfz-Werkstatt und 130 Geschirrhandtücher ausgeschrieben. Die Kleidung soll geleast werden, das Waschen und die Reparatur ist Teil der ausgeschriebenen Dienstleistung.

Im Zuge einer Marktrecherche wurde zunächst geklärt, welche Nachhaltigkeitskriterien für diese Ausschreibung gefordert werden könnten. Es stellte sich dabei heraus, dass viele Anbieterfirmen von Mietkleidung mit Waschdienstleistungen schon innovative Umweltschutzmaßnahmen umsetzen. Diese sind aber nicht unbedingt gut miteinander vergleichbar. Deshalb wurde für Waschdienstleistung und Transport der kleinste gemeinsame Nenner gefunden: Für die Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energien sowie einen möglichst geringen Schadstoffausstoß bei der Lieferung konnten im Rahmen der Zuschlagskriterien Punkte erreicht werden (10 % der Wertung).

Daneben wurde untersucht, welche Nachhaltigkeitskriterien die Kleidungsstücke bereits erfüllen können. Diese Marktrecherche ergab, dass für den größten Teil der ausgeschriebenen Kleidung die Erfüllung der ILO-Kernarbeitsnormen schon verpflichtend gefordert werden kann.

Entsprechend wurden für 6 der 10 Lose (Warnschutzkleidung, Multinormkleidung, Arbeitskleidung) die ILO-Kernarbeitsnormen verpflichtend im Leistungsverzeichnis gefordert.

Die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen auf Produktionsebene kann durch unabhängige Audits nachgewiesen werden, die in den vergangenen drei Jahren durchgeführt wurden.

Anerkannte Nachweise

• Amfori BSCI: Auditbericht für den Konfektionsbetrieb, Note A oder B
• Fair Wear Foundation: Auditbericht für den Konfektionsbetrieb (eine Mitgliedschaft alleine reicht nicht aus)
• GOTS-Produktzertifizierung oder GOTS-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• Grüner Knopf-Produktzertifizierung
• IVN Best-Produktzertifizierung
• Made in Green-Produktzertifizierung
• SA8000-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• SteP-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• oder gleichwertig

Gleichwertige Nachweise

• Nachweis über einen Betriebsrat (Angabe der Kontaktdaten)
• Kollektivvereinbarung/Verhandlungen mit einer lokalen Gewerkschaft (Vorlage des Dokuments, Kontaktdaten)
• Nachweisliche Bemühungen um einen Tarifvertrag (falls es noch keinen Flächentarif gibt) oder vergleichbares

Für die genannten 6 Lose wurden zusätzlich soziale und ökologische Kriterien abgefragt. Dafür kamen zwei Fragebögen zum Einsatz, einer bezog sich auf die Konfektionierung, der andere auf die Fasern.

Auf der Ebene der Konfektionierung wurden basierend auf den Kriterien des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz Fragen zur unternehmerischen Sorgfaltspflicht gestellt (Fragenkatalog 1 [s.u. unter Downloads]). Für jede Frage war angegeben, welche Gütezeichen und welcher alternative Nachweis als Erfüllung anerkannt wurden.

Im zweiten Fragenkatalog ging es um die Nachhaltigkeit der verwendeten Rohstoffe/Fasern im Bezug auf Baumwolle und Polyester. Dabei wurden beispielsweise für den Einsatz von biologischer oder fair gehandelter Baumwolle bzw. den Einsatz von recyceltem Polyester extra Punkte vergeben.

In den zwei Fragebögen konnten insgesamt 100 Punkte erreicht werden: 70 Punkte für unternehmerische Sorgfaltspflichten/Konfektionierung und 30 Punkte für soziale und ökologische Kriterien/Fasern.

Die abschließende Wertung für die Zuschlagserteilung ergab sich mit folgender Gewichtung (Zuschlagskriterien):

• Angebotspreis 60%
• Nachhaltigkeitskriterien 20%
• Trageversuch 10%
• Schadstoffausstoß bei der Anlieferung 7,5%
• Verwendung von Ökostrom in der Wäscherei 2,5%

Begleitende Maßnahmen

In einem Bieterdialog wurden die Anforderungen an Nachhaltigkeitskriterien erläutert. Im Dialog wurden die Erwartungen von Auftraggeberseite und die Möglichkeiten potenzieller Bietender abgeglichen.

In je einem Sensibilisierungsworkshop wurden die Mitarbeitenden von EBK und TBK mit ins Boot geholt.

Für die anspruchsvolle Aufgabe, die jeweiligen Nachweise übersichtlich darzustellen und deren Status abzubilden, wurde eine Excel-Tabelle entwickelt. Bei der Auswertung der Nachweise stellte sich heraus, dass die automatisierte Eintragung von Punkten für einen bestimmten Nachweis sehr hilfreich war. So kann ein eingereichter Nachweis nach der Prüfung eingetragen werden, die Tabelle trägt dann automatisch die Punkte ein, die damit erreicht werden konnten.

Aus dieser Tabelle entwickelte FEMNET e.V. ein Tool, den Nachweisfragebogen-Generator. Der Generator unterstützt Beschaffungsstellen durch folgende Funktionen, die für verschiedene Produktgruppen in Ausschreibungsunterlagen genutzt werden können.

• Nachhaltigkeitskriterien für Vergabeunterlagen strukturiert abbilden
• Interaktive Tabelle zur Eintragung der Nachweise durch bietende Unternehmenund für die Unterstützung bei der Auswertung
• Erstellung Informationsblatt für Bietende
• Übersicht über alle Fragen und Nachweise

Der Nachweisfragebogen-Generator ist eim Login-Bereich Mein Kompass integriert und kann von registrierten Kommunen uneingeschränkt genutzt werden.

Vergabe

Die erreichten Punkte in den Fragebögen zur unternehmerischen Sorgfaltsflicht und den sozialen und ökologischen Kriterien bei Baumwolle und Polyester haben für die Bieterfirma, die den Zuschlag erhielt, hat den Unterschied gemacht, hierdurch konnte sie den Auftrag für sich gewinnen.

Vertragsbeginn ist der 1.4.2023. Die Laufzeit beträgt sechs Jahre, um eine maximale Nutzungsdauer der eingesetzten Kleidungsstücke zu erreichen. Somit ist auch der Aspekt der Langlebigkeit bedacht worden.

Zum Download

[Leistungsverzeichnis]
[Matrix „Zuschlagskriterien“]
[Tool „Nachhaltigkeitsfragebogen“]
[Gesamtpaket Vergabeunterlagen]

Einwohnerzahl Konstanz: 85.000

Kontakt:

Seit Januar 2023 gilt in der Landeshauptstadt Stuttgart eine Rahmenvereinbarung über einen Mietmatten-Service – Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung. Der Umfang beträgt 605 Mietmatten für ca. 153 verschiedene Bedarfsstellen (darunter auch Schulen und Kitas) mit u.a. folgendem Leistungsumfang:

• Bereitstellung, Auslegung, den turnusmäßigen Austausch inkl. Abholung der Sauberlaufmatten
• fachgerechte, gründliche und schonende Reinigung nach zeitgemäßen Verfahren mit ausschließlich umweltschonenden, nicht reizenden Materialien und Reinigungsmitteln

Der Vertrag gilt für zwei Jahre mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Ausgeschrieben wurde in 6 Losen, aufgeteilt nach Stadtbezirken.

Die Leistungsbeschreibung legt zu den Nachhaltigkeitskriterien fest:

1. Einhaltung von Umweltkriterien

• Umweltmanagementsystem (max. 20 Punkte)
  nachzuweisen durch Zertifizierung mit EMAS, ISO 14001 oder vergleichbar
• Maßnahmen innerhalb des Fuhrparks (max. 12 Punkte)
  durch alternative Antriebe und effiziente Routenplanung
• Ressourcenschonung (max. 23 Punkte)
  durch Wasserwiederaufbereitung, Abfallmanagement Nutzung erneuerbarer Energien
• und Zertifizierung der Waschleistung (max. 5 Punkte)

Die Angaben hierzu musste im Fragebogen „Anlage 2: ökofair soziale Kriterien – Erklärung der Umweltverträglichkeit der Reinigungsleistung der Mietmatten“ gemacht sowie durch geeignete Nachweise belegt werden.

2. Einhaltung der REACH-Verordnung

„In den angebotenen Mietmatten dürfen nach aktuellem Kenntnisstand keine der ‚besonders besorgniserregenden Stoffe‘ enthalten sein, die auf der sog. ‚Kandidatenliste‘ der Europäischen Chemikalienagentur ECHA aufgeführt sind.“

In die Wertung ging ein:

• 70% Preis
• 30% Nachhaltigkeit

Das Unternehmen, das den Zuschlag erhielt, konnte 20 von möglichen Punkten erzielen. Gepunktet wurde durch ein Konzept zur Wasserwiederaufbereitung und einer effizienten Routenplanung beim Tauschservice der Mietmatten.

Zukünftig sollen sukzessive Matten aus recyceltem Nylon eingesetzt werden.

[Fragebogen Anlage 2 zum Download]
[Bei Interesse kann die Leistungsbeschreibung direkt bei der Kommune angefragt werden.]

Einwohnerzahl Stuttgart: 753.000

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